POLITIQUE RELATIVE A LA PROTECTION DES DONNEES DANS LE CADRE DES OPERATIONS DE RECRUTEMENT

POLITIQUE PRINCIPALE

1. Champ d’application de la présente Politique

La Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement présente le type de données que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons et la manière dont ce traitement est susceptible d’avoir des incidences sur vous. Elle concerne les candidats à un poste, à un stage ou à une mission au sein de notre société ainsi que les données que nous traitons dans le cadre de cette procédure de recrutement.

L’Annexe intitulée « Informations Complémentaires », contient un glossaire dans lequel nous donnons la définition de certains termes tels que « données à caractère personnel », « traitement », « données à caractère personnel sensibles » et d’autres termes utilisés dans la présente Politique.

En résumé, cette Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement présente :

  • le type de données à caractère personnel dont nous disposons et les raisons pour lesquelles nous les traitons ;
  • la base légale qui nous permet de traiter vos données à caractère personnel ;
  • la provenance des données, les personnes qui peuvent y accéder et la durée pendant laquelle nous les conservons ;
  • les modalités d’accès à vos données à caractère personnel et autres droits ; et
  • comment nous contacter.

2. De quelles données à caractère personnel disposons-nous et pour quelles raisons les traitons-nous ?

Nous traitons différents types de données concernant les candidats notamment leurs coordonnées personnelles et leur expérience professionnelle. Les Informations Complémentaires contiennent d’autres exemples des types de données que nous traitons.

Nous traitons ces données pour les finalités poursuivies par notre société, notamment à des fins de gestion administrative, juridique et pour les candidats retenus, à des fins d’exécution d’une relation contractuelle. Les Informations Complémentaires fournissent des informations plus précises concernant ces finalités.

3. Bases légales sur lesquelles repose le traitement de données à caractère personnel

En vertu de la loi sur la protection des données à caractère personnel, il existe différentes bases sur lesquelles nous pouvons nous reposer lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Dans certains cas, plusieurs bases légales peuvent s’appliquer. Ces bases légales sont divisées en plusieurs catégories détaillées ci-après : Contrat, Obligation légale, Intérêt(s) légitime(s) et Consentement.

4. D’où proviennent les données à caractère personnel et qui peut y accéder ?

Certaines des données à caractère personnel que nous traitons vous concernant nous ont été fournies par vos soins. Par exemple, vous nous avez communiqué vos coordonnées et votre expérience professionnelle dans le cadre de la procédure de recrutement. Si vous rejoignez notre société, vous pourrez être amené à nous communiquer vos données bancaires.

D’autres données à caractère personnel peuvent être fournies par des tiers, par exemple, des cabinets de recrutement qui agissent pour notre compte, ou par les références professionnelles que vous nous aurez communiquées.

Vos données à caractère personnel seront accessibles en interne par les responsables du ou des services concernés par votre embauche, la Finance et, dans certains cas (si vous êtes embauché), par d’autres collaborateurs. Nous communiquerons vos données en dehors de la société uniquement si nécessaire et conformément à la présente Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement, par exemple à des personnes avec lesquelles vous faites affaire ou à des organismes chargés de la vérification de vos références professionnelles.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités que nous poursuivons. En règle générale, si nous vous embauchons, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de votre contrat de travail et pendant une certaine période à l’issue de celui-ci (en général, sauf exceptions, jusqu’à 5 ans après votre départ). Si nous ne vous embauchons pas, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant le délai de prescription légale applicable.

6. Transferts des données à caractère personnel hors de l’EEE

Nous pouvons être amenés à transférer vos données à caractère personnel hors de l’Espace Economique Européen (l’« EEE ») à des membres de notre groupe ainsi qu’à des sous-traitants.

7. Droits dont vous disposez sur vos données à caractère personnel

Vous êtes en droit de demander des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant.

8. Coordonnées

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, nous agissons en qualité de « responsable du traitement ».

Pour toute question que vous pourriez avoir concernant cette politique, vous pouvez contacter :

Isabelle Chow

Directeur Administratif et Financier

Isabelle.chow@omnicomprgroup.com

9. Statut de la Présente Politique

La présente Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement ne fait pas partie intégrante d’un contrat que vous pourriez conclure avec notre société et n’a pas pour effet de créer des droits ou obligations contractuels. Nous pouvons être amenés à la modifier à tout instant.

 

Annexe à la Politique Principale

informations complémentaires

1. Glossaire

« Données à caractère personnel » désigne les informations vous concernant (ou à partir desquelles vous pouvez être identifié) qui sont traitées au moyen de procédés automatisés ou qui sont contenues (ou destinées à être contenues) dans un fichier manuel structuré. Ces données incluent non seulement des faits vous concernant, mais également des informations prévisionnelles ou des commentaires vous concernant.

Les données à caractère personnel « traitées au moyen de procédés automatisés » incluent les informations conservées sur, ou relatives à l’utilisation de, tout ordinateur, ordinateur portable, téléphone mobile ou autre appareil similaire. Ces données incluent également les données obtenues à partir de matériels tels que les cartes d’accès à un bâtiment, les données relatives à l’utilisation des véhicules ainsi que tout élément visuel ou sonore obtenu, par exemple, à partir d’un système de vidéosurveillance, ou toute photographie.

« Traitement » désigne toute opération réalisée avec les données à caractère personnel. Par exemple, la collecte, la conservation, la divulgation et la suppression de ces données.

« Données à caractère personnel sensibles » désigne les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, les données concernant la santé, l’orientation sexuelle, la vie sexuelle ou l’appartenance syndicale ainsi que les données génétiques et biométriques. La législation en vigueur prévoit une protection particulière pour les données de cet ordre.

Les références aux termes « travail », « travailler », « fonctions » et autres expressions similaires figurant dans la Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement incluent tout contrat en vertu duquel une personne travaille pour nous, nous fournit des prestations de service ou présente sa candidature en vue de nous fournir des prestations de service. Ces personnes incluent nos salariés mais également les personnes qui nous fournissent des prestations de service en vertu d’un contrat de travailleur indépendant (freelance) ou de prestataire indépendant, un intérimaire ou un stagiaire en vertu d’une convention de stage.

Toute référence au terme « vous » désigne toute personne entrant dans le cadre du champ d’application de la présente Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement.

2. Bases légales sur lesquelles repose le traitement des données à caractère personnel

Quels sont les fondements du traitement des données à caractère personnel ?

En vertu de la loi sur la protection des données à caractère personnel, il existe différentes bases sur lesquelles nous pouvons nous reposer lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Dans le cadre du recrutement, notre société a un intérêt légitime à collecter vos données à caractère personnel telles que nom, prénom, CV, coordonnées dans la perspective d’une embauche éventuelle. Nous avons synthétisé ces bases légales en les divisant en plusieurs catégories et avons indiqué la signification de ces termes dans le tableau ci-dessous.

 

Terminologie Base légale sur laquelle repose le traitement Explications
Contrat Traitement nécessaire afin d’exécuter un contrat conclu avec vous ou de prendre les mesures requises, à votre demande, afin de conclure un contrat. Ce traitement est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles et à l’exercice de nos droits contractuels.
Intérêts légitimes Traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou qui sont poursuivis par un tiers. Nous (et tout tiers) poursuivons des intérêts légitimes dans le cadre de la gestion et de l’administration de nos entreprises respectives. Une partie de la gestion de ces sociétés implique le traitement de vos données à caractère personnel.

Vos données ne seront pas traitées s’il est démontré que vos intérêts, droits et libertés liés à ces données prévalent sur les intérêts poursuivis par les sociétés en procédant au traitement des données pour les finalités qu’elles poursuivent.

 

3. Traitement des données à caractère personnel sensibles

Si nous traitons des données à caractère personnel sensibles vous concernant (par exemple, lorsque le candidat fait part d’informations relatives à son état de santé afin de nous assurer que nous mettons en place des aménagements raisonnables au cours de la procédure de recrutement et ultérieurement s’il est retenu). Nous nous assurerons également que le traitement éventuel de vos données sensibles est justifié par :

  • L’exécution des obligations légales en droit du travail et l’exercice de nos et de vos droits, en matière de droit du travail dans la mesure où ce traitement est autorisé par la loi ou une convention collective ;
  • Le fait que vous avez rendues publiques ces informations (par ex., si vous nous avez informé que vous êtes souffrant) ;
  • Le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ;
  • Vous avez donné son consentement explicite au traitement de ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

4. Informations supplémentaires sur les données que nous traitons et les finalités que nous poursuivons

Le tableau ci-dessous présente les finalités que nous poursuivons lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, fournit des exemples de données à caractère personnel que nous pouvons être amenés à traiter, et expose les bases sur lesquelles nous nous reposons lorsque nous traitons ces données.

Bien entendu, les exemples qui sont fournis dans le tableau ci-dessous ne sont pas exhaustifs.

Finalité Exemples de données à caractère personnel pouvant être traitées Bases sur lesquelles repose le traitement
Recrutement Les données courantes concernant votre identité (par ex., votre nom, votre adresse, votre email, vos numéros de téléphone, votre lieu de naissance, votre nationalité, vos coordonnées, votre expérience professionnelle et votre formation (notamment, vos diplômes universitaires, vos agréments, certifications et adhésions professionnels, les récompenses et distinctions que vous avez obtenues, ainsi que toute information relative au poste que vous occupez actuellement ou à toute fonction que vous avez exercée précédemment), vos données financières (y compris votre salaire actuel), vos compétences linguistiques ainsi que toute autre donnée à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre de votre candidature et ayant un lien avec les fonctions à remplir.

Toute donnée concernant votre candidature et l’évaluation que nous en faisons, vos références professionnelles, tout contrôle que nous sommes susceptibles d’effectuer afin de vérifier les informations que vous avez communiquées, ou toute vérification de votre expérience professionnelle, ainsi que toute information relative à votre droit à travailler.

Si nécessaire, nous traiterons également des informations relatives à votre santé, à tout handicap et à tout aménagement de vos conditions de travail.

Nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel collectées dans le cadre d’une candidature à un poste pour un autre poste pour  lequel nous pensons que votre profil pourrait correspondre.

Intérêts légitimes

 

Gestion de notre procédure de recrutement. Évaluation de votre expérience et de vos compétences par rapport aux exigences du poste pour lequel vous présentez votre candidature.

Communication avec vous dans le cadre de toute offre de collaboration que nous avons décidé de vous adresser et indications, le cas échéant, concernant la procédure d’accueil et d’intégration à la société, le cas échéant.

Intérêts légitimes
Conclusion d’un contrat avec vous (si vous recevez une offre d’embauche de notre part) Informations concernant les termes de votre contrat de travail à tout instant, notamment vos horaires de travail et l’organisation et les caractéristiques de vos fonctions, votre rémunération et vos avantages, tels que votre adhésion à un plan de retraite, une police d’assurance vie et médicale, ainsi que tous plans liés aux primes et à la participation. Contrat (mesures précontractuelles)

 

Vous contacter ou contacter des tiers en votre nom Dans le but d’obtenir des références. Intérêts légitimes
Planification financière et budgétisation Informations telles que la rémunération proposée et (le cas échéant) les niveaux de primes envisagés.

 

 

Contrat (mesures précontractuelles)
Sécurité physique et des systèmes Images des systèmes de vidéosurveillance enregistrées lors de votre venue dans nos locaux.

 

Intérêts légitimes
Litiges et procédures judiciaires Toute information pertinente ou potentiellement pertinente dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire nous concernant. Intérêts légitimes

 

 

Il est à noter que si vous acceptez une offre de collaboration de notre société, nous traiterons d’autres informations. Nous vous remettrons un autre document intitulé « Politique relative à la protection des données sur le lieu de travail » dans le cadre de la procédure d’accueil et d’intégration à la société.

5. D’où proviennent les données à caractère personnel ?

Lorsque vous présentez une candidature à un poste au sein de notre société, les données à caractère personnel initiales vous concernant que nous traitons peuvent nous avoir été communiquées par vos soins : par exemple, vos coordonnées, vos données bancaires et des informations relatives à votre statut en matière d’immigration et si vous pouvez travailler en toute légalité ou relatives à votre état de santé. Nous pouvons également demander des références et d’autres informations afin procéder à des vérifications concernant votre expérience professionnelle. Si ces questions sont source d’inquiétude pour vous dans un contexte particulier, veuillez-vous adresser à votre cabinet de recrutement ou à notre département Finance.

Il est à noter que nous pouvons également être amenés à recevoir des données de la part de cabinets de recrutement, de mandataires et autres entités similaires dans le cadre de la procédure de recrutement.

6. Qui peut accéder à vos données à caractère personnel ?

Usage interne

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux responsables du ou des services concernés, à la Direction Financière pour les besoins de votre candidature. Nous pouvons également communiquer ces données à d’autres membres de notre groupe pour les mêmes finalités.

Usage externe

Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel si cela s’avère nécessaire pour les intérêts légitimes que nous poursuivons en notre qualité de société ou en tant que mesures précontractuelles. Par exemple, si nous avons recours à un portail de recrutement géré par un prestataire tiers, nous pouvons être amenés à communiquer vos données à caractère personnel à ce prestataire tiers (mais nous ne procèderons pas à cette communication de données s’il est constaté que vos intérêts et vos droits prévalent sur nos intérêts, en particulier en matière de respect de la vie privée et de protection des données).

Nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel en dehors du groupe :

  • si vous avez consenti à cette divulgation ;
  • si la législation en vigueur nous y oblige ; ou
  • dans le cadre d’enquêtes pénales et administratives.

7. Conservation de vos données à caractère personnel – informations supplémentaires

Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités visées dans la présente Politique relative à la protection des données dans le cadre des opérations de recrutement. En règle générale, si nous vous embauchons, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de votre contrat de travail et pendant une certaine période à l’issue de celui-ci. Si nous ne vous embauchons pas, nous conserverons probablement vos données à caractère personnel pendant une courte durée correspondant à la durée de la prescription applicable. Lorsque que nous fixons la durée de conservation de vos données, nous tenons compte du niveau de pertinence de cette conservation.

Si vos données sont utiles uniquement pour une courte durée (par ex., les enregistrements des systèmes de vidéosurveillance), nous les supprimerons.

Les données à caractère personnel concernant les candidats à un poste (autre que la personne qui est embauchée) seront supprimées conformément à la législation en vigueur.

8. Transferts de données à caractère personnel hors de l’EEE et la Suisse – informations supplémentaires

Nous pouvons être amenés à transférer vos données à caractère personnel, à des fins de gestion, administratives, juridiques et d’exécution de votre contrat (mesures précontractuelles), et pour les besoins de notre société, hors de l’EEE et la Suisse à des membres de notre groupe ainsi qu’à des sous-traitants situés aux États-Unis et, dans certains cas, dans d’autres pays dans lesquels nous sommes implantés. Nous veillerons à ce que le transfert de données soit légal et à ce que les mesures de sécurité appropriées soient prises.

A cet effet, les sociétés américaines de notre groupe adhèrent aux accords Privacy Shield. Par ailleurs, les autres transferts reposent sur les clauses types adoptées approuvées par la Commission Européenne.

Si vous souhaitez voir les détails de ces garanties, contactez Isabelle Chow Directeur Administratif et Financier Isabelle.chow@omnicomprgroup.com

Accès à vos données à caractère personnel et autres droits

Nous nous efforçons de faire preuve d’autant de transparence que possible, dans une mesure raisonnable, en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous traitons. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez des informations particulières concernant vos données.

Vous disposez également du droit de former une « demande d’accès à des données en qualité de personne concernée ». Si vous exercez ce droit et que nous disposons de données à caractère personnel vous concernant, nous sommes tenus de vous fournir des informations sur ces données, notamment :

  • vous remettre une description et copie de vos données à caractère personnel ; et
  • vous indiquer les raisons pour lesquelles nous procédons à leur traitement.

Si vous formez une demande d’accès à des données en qualité de personne concernée, en cas de doute concernant votre identité, nous pouvons être amenés à vous demander de nous fournir des informations qui nous permettront de confirmer votre identité.

Outre ce droit d’accès à vos données, il est possible que vous disposiez d’un droit de rectification ou d’effacement de vos données à caractère personnel, d’opposition à leur traitement ou de limitation de leur traitement. Si vous nous avez communiqué des données vous concernant (par exemple, votre adresse), et si la base légale sur laquelle repose le traitement est Consentement, vous êtes en droit de recevoir les données à caractère personnel sous un format aisément lisible.

Si la base légale sur laquelle repose le traitement des données est l’obtention de votre consentement, vous êtes en droit de retirer ce consentement à tout moment – dans ce cas, ce retrait demeurera sans effet sur la licéité des opérations que nous avons effectuées avant que vous ne retiriez votre consentement.

9. Réclamations

Toutes les réclamations que vous pourriez avoir sur le traitement de vos données à caractère personnel que nous réalisons, doivent être soumises, dans un premier temps, aux Ressources Humaines dont les coordonnées sont :

Isabelle Chow

Directeur Administratif et Financier

Isabelle.chow@omnicomprgroup.com

Vous pouvez également introduire toute réclamation auprès de la CNIL qui est également l’autorité de contrôle en charge de la protection des données à caractère personnel. Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à contacter les ressources humaines ou le DPO ou à votre rendre à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/